Events & platform
Four congresses, two countries, one back office.
iT Infrastructure Events has been bringing IT professionals together in Belgium and Luxembourg since 1995. Every edition needs its own page, its own registrations, its own sponsors and its own mailing. That now runs on one platform: a public site in three languages and a back office where the actual work happens.
De opdracht
Vier congressen per jaar, verdeeld over twee landen: het IT Infrastructure Congress in Affligem en in Capellen, de Belgium Datacenter Club in Diegem, en NMDB in Brussel. Elke editie heeft een andere zaal, een andere datum, andere sponsors en een eigen deelnemerslijst. Wat er niet mocht komen, was per editie een nieuwe pagina, een nieuw formulier en een nieuwe manier van werken.
Twee helften
De publieke kant is een React-applicatie: snel, donker, met de eerstvolgende editie meteen in beeld en een inschrijving die vanaf dezelfde pagina vertrekt. Daarachter zit een API in PHP 8.3 met Slim, met JWT voor wie mag beheren. De twee praten enkel via die API, dus de site kan van vorm veranderen zonder dat er aan de gegevens geraakt wordt.
Inschrijven in vijf velden
Voornaam, naam, e-mail, bedrijf, en een telefoonnummer dat mag ontbreken. Wie zich inschrijft krijgt meteen een bevestiging met een ticket als pdf, ter plekke opgemaakt uit een sjabloon dat in de beheerskant staat. Geen bijlage die iemand met de hand moet maken, en geen mail die vergeten wordt.
De redactie kan terug
Elke tekst op de site is bewerkbaar, en elke bewerking wordt bewaard. Je kan twee versies naast elkaar leggen, zien wat er precies veranderd is, en met één druk terug naar de vorige. Dat lijkt een luxe tot iemand drie dagen voor een congres de verkeerde zaal invult.
Wat er uit de zaal komt
Deelnemers, sponsors, de fotogalerij van vorige edities en de berichten die binnenkomen, staan in dezelfde beheerskant — met notities en een gelezen-markering, zodat twee mensen niet dezelfde vraag beantwoorden. Een deelnemerslijst gaat er als Excel uit, want dat is wat een cateraar en een badgeprinter willen.
Drie talen, één inhoud
De site staat in het Engels, het Frans en het Nederlands. Niet drie sites naast elkaar: één inhoud met drie vertalingen, en een taalkeuze die onthouden wordt. Voor een congres dat in Capellen en in Affligem staat, is dat geen extraatje.
#FF7A00#FFC24B#0B0B0C#E8306ETechniek
- PHP 8.3
- Slim 4
- React
- Vite
- Tailwind
- TanStack Query
- JWT-authenticatie
- PHPMailer
- Dompdf
- i18next
- MySQL
How it works
From five fields to a ticket.
A registration is not an order. Someone has to say yes to it — and only then may a ticket leave the building. That is the whole mechanism.
- 1The visitor registersFive fields on the event page itself. No account, no jump to another screen.React · zod
- 2The API accepts, but promises nothingThe registration is stored as "pending" and gets its own code. Two mails leave immediately: an acknowledgement to the visitor and a notification to the organisers.Slim · PHP 8.3 · status: pending
- 3A human decidesThe back office lists them per edition. Confirming or rejecting is one click, and that click is the only thing that sends a mail.JWT · back office
- ConfirmedThe visitor gets the confirmation mail with a PDF ticket attached — built on the spot from the template, with their name, company and code on it.Dompdf · PHPMailerRejectedA mail goes out then too, from its own template. Silence is not an answer, certainly not for a congress with a limited number of seats.status: rejected
- 5The templates live in the back officeFour mails — acknowledgement, confirmation, rejection and the internal notification — each editable per language. The names in braces get filled in: {{full_name}}, {{event_date}}, {{registration_code}}. Changing the wording takes no developer.nl · fr · en
What stands
The result.
- Four editions across two countries on one platform, with no per-edition rebuild.
- Registration in five fields, with a confirmation and a PDF ticket that leaves on its own.
- Every text keeps its history: compare and restore instead of rewrite.
- English, French and Dutch from the same content.
- Attendees as Excel, for the caterer and the badges.