Events & platform
Vier congressen, twee landen, één beheerskant.
iT Infrastructure Events brengt sinds 1995 IT-professionals samen in België en Luxemburg. Elke editie heeft een eigen pagina nodig, eigen inschrijvingen, eigen sponsors en een eigen mailing. Dat draait nu op één platform: een publieke site in drie talen, en een beheerskant waar het echte werk gebeurt.
De opdracht
Vier congressen per jaar, verdeeld over twee landen: het IT Infrastructure Congress in Affligem en in Capellen, de Belgium Datacenter Club in Diegem, en NMDB in Brussel. Elke editie heeft een andere zaal, een andere datum, andere sponsors en een eigen deelnemerslijst. Wat er niet mocht komen, was per editie een nieuwe pagina, een nieuw formulier en een nieuwe manier van werken.
Twee helften
De publieke kant is een React-applicatie: snel, donker, met de eerstvolgende editie meteen in beeld en een inschrijving die vanaf dezelfde pagina vertrekt. Daarachter zit een API in PHP 8.3 met Slim, met JWT voor wie mag beheren. De twee praten enkel via die API, dus de site kan van vorm veranderen zonder dat er aan de gegevens geraakt wordt.
Inschrijven in vijf velden
Voornaam, naam, e-mail, bedrijf, en een telefoonnummer dat mag ontbreken. Wie zich inschrijft krijgt meteen een bevestiging met een ticket als pdf, ter plekke opgemaakt uit een sjabloon dat in de beheerskant staat. Geen bijlage die iemand met de hand moet maken, en geen mail die vergeten wordt.
De redactie kan terug
Elke tekst op de site is bewerkbaar, en elke bewerking wordt bewaard. Je kan twee versies naast elkaar leggen, zien wat er precies veranderd is, en met één druk terug naar de vorige. Dat lijkt een luxe tot iemand drie dagen voor een congres de verkeerde zaal invult.
Wat er uit de zaal komt
Deelnemers, sponsors, de fotogalerij van vorige edities en de berichten die binnenkomen, staan in dezelfde beheerskant — met notities en een gelezen-markering, zodat twee mensen niet dezelfde vraag beantwoorden. Een deelnemerslijst gaat er als Excel uit, want dat is wat een cateraar en een badgeprinter willen.
Drie talen, één inhoud
De site staat in het Engels, het Frans en het Nederlands. Niet drie sites naast elkaar: één inhoud met drie vertalingen, en een taalkeuze die onthouden wordt. Voor een congres dat in Capellen en in Affligem staat, is dat geen extraatje.
#FF7A00#FFC24B#0B0B0C#E8306ETechniek
- PHP 8.3
- Slim 4
- React
- Vite
- Tailwind
- TanStack Query
- JWT-authenticatie
- PHPMailer
- Dompdf
- i18next
- MySQL
Hoe het werkt
Van vijf velden tot een ticket.
Een inschrijving is geen bestelling. Er moet iemand ja tegen zeggen — en pas dan mag er een ticket buiten. Dat is de hele mechaniek.
- 1De bezoeker schrijft zich inVijf velden op de eventpagina zelf. Geen account, geen doorklik naar een ander scherm.React · zod
- 2De API neemt aan, maar belooft nietsDe inschrijving wordt bewaard met de stand "in behandeling" en krijgt een eigen code. Meteen daarna vertrekken er twee mails: een ontvangstbevestiging naar de bezoeker, en een melding naar de organisatie.Slim · PHP 8.3 · status: pending
- 3Een mens beslistIn de beheerskant staat de lijst per editie. Bevestigen of weigeren is één klik, en die klik is het enige wat een mail doet vertrekken.JWT · beheerskant
- BevestigdDe bezoeker krijgt de bevestigingsmail met zijn ticket als pdf in bijlage — ter plekke opgemaakt uit het sjabloon, met zijn naam, zijn bedrijf en zijn code erin.Dompdf · PHPMailerGeweigerdOok dan vertrekt er een mail, uit een eigen sjabloon. Zwijgen is geen antwoord, zeker niet bij een congres met een beperkt aantal plaatsen.status: rejected
- 5De sjablonen staan in de beheerskantVier mails — ontvangst, bevestiging, weigering, en de melding naar de organisatie — elk per taal te bewerken. De namen tussen accolades worden ingevuld: {{full_name}}, {{event_date}}, {{registration_code}}. Wie de tekst wil wijzigen, heeft daar geen ontwikkelaar voor nodig.nl · fr · en
Wat er staat
Het resultaat.
- Vier edities in twee landen op één platform, zonder werk per editie opnieuw.
- Inschrijven in vijf velden, met een bevestiging en een ticket-pdf die vanzelf vertrekt.
- Elke tekst met een geschiedenis: vergelijken en terugzetten in plaats van herschrijven.
- Engels, Frans en Nederlands uit dezelfde inhoud.
- Deelnemers als Excel, voor de cateraar en de badges.